悩む人 - 営業事務って営業なの？事務なの？
- 一般事務との違いってなに？
- 営業事務って具体的にどんな仕事するのか教えて！
こんな悩みを解決します。
- この記事でわかること
- 営業事務と一般事務の違い
- 営業事務の具体的な仕事内容
- この記事の信頼性
営業事務の仕事内容は、簡単に言えば営業マンのサポートです。
具体的には契約に必要な書類・資料を作ったり、商品の受発注に関わる業務を行ったり、取引先の対応を営業代理で行ったり。
この記事を読めば、実際に営業事務がどんな仕事を行うのか理解した上で転職活動に臨むことができます。ぜひ最後までお読みください。
じゃっきー 営業事務の仕事内容を理解して、後悔のない転職に繋げよう。
営業事務と一般事務の違い
事務の中でも混同されやすい営業事務と一般事務ですが、営業サポートに特化しているかという部分が大きな違いになります。
まずは両者の仕事内容の違いについて解説していきますね。
営業事務は営業のサポートがメインの事務職
営業事務は営業の仕事をサポートすることがメインの仕事内容になります。
- 見積書の作成
- 顧客からの注文処理
- 在庫の管理
- 営業資料の作成
- 顧客問い合わせ対応
など、営業社員と一緒に会社の営業部門を支えていくイメージです。
一方で一般事務は、1つの部門に属さず幅広い範囲で事務仕事を行います。
- 書類のファイリング
- 電話対応
- 資料作成
- データ入力
といった、どんな事務でも行う可能性が高い仕事から経理・総務が担当するような仕事まで業務範囲は会社によって様々です。
営業事務は「営業サポートの仕事」、一般事務は「部門を限定しない幅広い仕事」といった違いがあります。
じゃっきー 自分も会社の売上に関わる仕事がしたい！」と思う人は営業事務を選ぶようにしよう。
同僚あこ 売上に関わる営業部門の仕事なら、事務でもやりがいを見出せそうだね。
営業事務は営業の仕事をやらされることもある
「営業事務って営業なの？事務なの？」という疑問の声をよく聞きますが、営業事務は事務職です。
しかし会社によっては、営業がするような仕事を営業事務が任される場合もあります。
- 営業と一緒に（または別の場所へ）外回り
- 顧客へのアポイント取りの電話
- 新規営業の電話
私は営業事務としてこのような営業の仕事を任されたことはありませんが、会社によっては「営業事務は”営業”+”事務”でしょ？」という解釈の会社もあります。
「営業+事務」なら「営業 兼 事務」と書いてくれた方が親切ですが、記載の仕方にルールがないので厄介ですね。
「いやいや、私は営業じゃなくて事務の仕事がしたいんだよ！」という人は
- 外周りの仕事があるか
- 電話営業の仕事があるか
という点を面接の際に確認しておきましょう。
じゃっきー 面接は自分をよく見せる場じゃなくて、認識のズレをすり合わせていく場だよ。気になることはちゃんと確認しておこう。
同僚あこ 聞き方に気を付ければ、面接官に悪い印象を与えないようにすることも可能だね。
営業事務の具体的な仕事内容
ここからは、実際に私が商社営業事務として経験した仕事内容について具体的に紹介していきます。
下の図で仕事の流れのイメージを掴みながら、営業事務の仕事内容を理解していきましょう。
受発注処理
私が営業事務の中でメインで行っていたのは、「受発注処理」と呼ばれる仕事です。
「受発注処理」とは、顧客からきた注文を社内の受注データに入力し、仕入先へ発注をかける処理のこと。
商社は「物資を調達し、自社で製品を製造して販売する」メーカーとは違い、「国外・国内で調達した物資を製品としてそのまま販売する」業態の企業で、仕入れた商品はそのまま顧客の元へ届けられます。
「自社の生産計画から物資調達を行う」メーカーとは異なり、商社は「顧客からの注文があって物資調達を行う」という流れになります。
じゃっきー 商社は顧客からの注文があって初めて仕入先へ発注する、っていうイメージだね。
この「受発注処理」の方法は企業によって様々ですが、私が実際に行っていたのは下記のような方法です。
商社は取り扱う製品が多く顧客の要求も細かいので慣れるまでが大変ですが、慣れれば注文を捌くのが楽しくなってきます。
最初はスピードよりも正確性に拘って、確実に仕事をこなしましょう。
- 「受発注処理」に関するQ&A
納期管理
営業事務の仕事は「発注して終わり！」ではなく、商品の入荷管理までしっかり行わなければなりません。
- 予定納期を過ぎている商品はないか
- 発注したつもりで出来ていない商品はないか
- 間違った発注をしている商品はないか
これらのことを定期的に確認しておかないと、後々大きなトラブルを引き起こす要因となります。
例えば、実際に私が働いていた職場では下記のような出来事がありました。
- トラブルの内容
営業事務のAちゃんは発注納期に3ヶ月もかかる商品の発注を忘れていた。 - 気づいたきっかけ
営業マンがAちゃんに納期の確認をした。 - 問題
お客さんへの納期1ヶ月前なので、今から発注しても間に合わない。 - 対応
在庫を持っている他の企業から高額で買い取り。
このトラブルは別の対応策を取ったおかげで何とかお客様に迷惑をかけずに済んだのですが、もしも商品の納品が間に合っていなければ「賠償金を請求される」などの大問題に発展する可能性がありました。
担当営業の負担や会社の利益を考えると「めんご～☆」で済む話ではありません。
このようなトラブルを避けるためにも、発注後は商品が入荷されるまでしっかり管理を行いましょう。
じゃっきー 発注業務は、商品は無事に入荷されるまでが仕事です。
同僚あこ 先生の遠足の話でよく聞くやーつ！
商品の納期管理方法は、
- 未入荷品の確認
- 注文済みかの確認
- 発注漏れの確認
の3パターンがあります。
発注後に仕入先から「〇月〇日納品予定です。」と連絡があっても100％信用してはいけません。予定通りに入荷しているかを確認し、入荷予定が過ぎているものは仕入先へ確認しましょう。
仕入先から注文請書や納期回答がない商品は、発注自体が通っていない可能性があります。特に納期がかかるものは早めに仕入先へ確認しましょう。
案外発注したつもりでできていないことも多々あります。自分を過信せず、定期的に確認作業を行いましょう。
- 「納期管理」に関するQ&A
出荷のスケジューリング
発注した商品が入荷したら検品を行い、商品を顧客に納品します。
営業が自分で納品に行く場合は出荷作業がありませんが、遠方に納品する場合や大きな荷物を納品する場合は商品を出荷しなければなりません。
そのとき営業事務が行わなければならないのが、「出荷のスケジューリング」です。
顧客からの注文には「〇月〇日に納品してほしい」という希望納期があり、この希望納期に従って商品を出荷していく必要があります。
出荷のスケジューリングは配送日数を逆算し、希望納期に間に合うように出荷日を設定していく作業です。
このように商品ごとに逆算して出荷日を設定していくことで、出荷漏れを防ぎつつ顧客の納期を守ることができます。
同僚あこ 入荷したものからどんどん出荷しちゃダメなの？
じゃっきー それはお客さんの都合を考えてないからおすすめしないよ。4月10日に届くようにお願いしたものが3月10日に届いたらどう思う？
同僚あこ 確かに早すぎるかな・・・「なんのための希望納期だよ！」ってちょっと思う。でも遅れるよりはマシじゃない？
じゃっきー まぁ遅れるなんて論外だからね。でも頼んだものが「引っ越し用に使うダンボール30枚」とかだったらどう？使う予定が1ヶ月も先なのに、邪魔なダンボールが部屋にドーン！よ。
同僚あこ う、確かにそれは困るわ！早ければいいってもんじゃないね。
また出荷をスケジューリングすることは、自社の出荷にかかる経費削減にも有効です。
例えば、商品A・B・Cを同じ場所に納品するとして、「個別に出荷するパターン」と「まとめて出荷するパターン」では後者の方がお得になります。
| 商品 | 出荷日 | 顧客納期 | 配送費 |
|---|---|---|---|
| 商品A | 4月5日 | 4月6日 | 1,000円 |
| 商品B | 4月4日 | 4月5日 | 1,000円 |
| 商品C | 4月6日 | 4月7日 | 1,000円 |
| 合計 | 3,000円 | ||
| 商品 | 出荷日 | 顧客納期 | 配送費 |
|---|---|---|---|
| 商品A | 4月4日 | 4月6日 | 1,200円 |
| 商品B | 4月4日 | 4月5日 | |
| 商品C | 4月4日 | 4月7日 | |
| 合計 | 1,200円 (1,800円安い) |
||
上記のように一番最短の納期に合わせて出荷すれば、配送費をかなり安く抑えることが可能です。
納期ぴったりに納品を希望される場合もありますが、「納期1週間前から納品OK」という顧客の場合はできる限りまとめて出荷できるようにスケジューリングしましょう。
- 「出荷」に関するQ&A
納品書と受領書の発行
納品書は、顧客に商品を納品するときに必要になる書類です。
受領書と呼ばれる書類とセットで作成することもあります。
納品書も受領書も法律で発行が義務付けられている書類ではありませんが、多くの会社では利用されている書類です。
営業事務は顧客への納品日が決まったら、納品先ごとに納品書と受領書を発行します。
会社によって納品書・受領書の取り扱いは異なるので、社内のルールに沿って管理するようにしましょう。
- 「納品書・受領書の発行」に関するQ&A
仕入先への見積依頼/見積書の発行
「仕入先への見積依頼」や「顧客への見積書の発行」も私が行っていた営業事務の仕事のひとつです。
商社は仕入と販売の価格差で利益を得ている業態なので、お客様へ価格を回答するには仕入れる商品がいくらかを知っておく必要があります。
顧客から価格の問い合わせや見積依頼があった場合は「仕入先へ見積依頼」を行って利益を計算し、顧客への販売価格を決定して「顧客への見積書の発行」を行います。
仕入先への見積依頼から顧客への見積書作成に関して、私は下記のように営業と分業体制で仕事を行っていました。
- 仕入先への見積依頼 ⇒ 営業事務
- 販売価格の決定 ⇒ 営業
- 見積書の作成 ⇒ 営業事務
利益率の低い消耗品（タオル・軍手など）に関しては一定の利益率で販売価格を自動算出する場合もありましたが、大体は営業マンを通して販売価格を決定する流れです。
- 「仕入先への見積依頼/見積書の発行」に関するQ&A
仕入先とのやりとり
営業事務の仕事として、「仕入先とのやりとり」は欠かせません。
発注に関して確認事項やトラブルがあったとき、営業の代わりに連絡を取ります。
- 発注/見積内容の確認
- 商品値上げ連絡の対応
- 入荷遅れの対応
- 必要書類の取り寄せ
中でも私が一番関わることが多かったのは、発注・納期関連の連絡です。
商品を発注してから入荷されるまで、
- 発注書がちゃんと届いているか
- いつ頃の納品予定か
- 納期短縮できないか
といったことを電話やメールで仕入先に確認します。
同僚あこ 前に解説した「納期管理」に関わる仕事だね。
じゃっきー そうだね。商社は取り扱う商品が多いから、毎日のように仕入先とやりとりしていたよ。
仕入先とのやりとりを行う上で「買い手・売り手」の関係から仕入先を見下す人もいましたが、そのような横暴な態度をとることは決しておすすめできません。
仕入先と良好な関係を築くことは、仕事をスムーズに進める上で重要になってくるからです。
- 商品値上げに対して優遇してもらえる場合がある
- 急なお願いにも対応してもらえやすい
- 様々な商材や調達先を紹介してもらえる
例えばあなたがスーパーで働いていたとして、お客さんが偉そうな態度で話しかけてきたら「気持ちの良い接客をしよう」とは思わないですよね？
普段から気持ちの良い態度を心がけ、営業の良きアシスタントとして円滑に仕事を進めていきましょう。
顧客とのやりとり
仕入先への対応と同様に、営業事務の仕事では「顧客とのやりとり」が発生します。
- 商品や注文に関する問い合わせ対応
- 納期に関する問い合わせ対応
- 出荷の連絡
- クレームの対応
私の場合は営業への取次で電話対応することが多かったのですが、営業事務でもある程度の商品知識や顧客についての理解は必須です。
全く知識がない状況で電話対応を行っても聞き間違いでトンチンカンな取次になってしまったり、簡単な問い合わせにも営業の手を煩わせてしまうことになってしまいます。
最初は無理でも徐々に覚えていくようにしましょう。
じゃっきー 「事務だから知らなくてもいいや～」はNG。分からないことは営業マンに聞いて、どんどん知識を吸収していこう。
また営業に代わって顧客と良好な関係を築くことは、仕入先と良好な関係を築くことと同様に重要です。
- ミスに関して寛容に対応してもらえる
- 他社で購入していた商材を自社で購入してもらえる
- 他のお客さんを紹介してもらえる
初めて顧客へ対応を行う場合は「少し怖いなぁ」と思うこともあるかもしれませんが、慣れると答えられることが増えて営業事務の仕事が楽しくなってきます。
優しいお客さんもたくさんいるので、良い関係が気づけるように丁寧な対応を心がけていきましょう。
他部署との連携
営業事務の社外の仕事として「仕入先とのやりとり」や「顧客とのやりとり」をご紹介しましたが、営業事務には社内の仕事である「他部署との連携」も発生します。
例えば、私が営業事務として多く接していたのは「品質管理」・「経理」の部署です。
私が勤めていたのは従業員数が50人にも満たない中小企業だったので、特に他部署との連携は蜜でした。
もちろん社内の者だからといって雑な対応をして良いわけではなく、社外同様に良好な関係を築く必要があります。
- 急ぎの出荷や書類発行に対応してもらえる
- 質問に快く回答してもらえる
- 良い対応は社内評価にも繋がる
- 社内での信頼度が上がる
社内の人は毎日一緒に仕事をしているからこそ、より良い関係構築が必要です。
社内ですれ違ったら自分から挨拶を行ったり、軽い雑談を交わしたり、少し会話を挟むだけでもあなたの印象は変わってきます。
同僚あこ 雑談かぁ・・・。あんまり会社でプライベートの話したくないんだよね。
じゃっきー そういう場合は無理にプライベートの話はしなくてOK！仕事をきちんとこなして普段のコミュニケーションが取れていれば問題ないよ。
また、社内の人と良い関係を築くには、コミュニケーションだけでなく周りに配慮した仕事をすることも効果的です。
例えば、商品の出荷を当日にお願いすると出荷担当者に残業させてしまう可能性がありますが、2-3日前に出荷を連絡しておけば出荷担当者も当日慌てずに済みます。
仕事は自分の都合だけではなく、他部署の都合も考慮しなければ良好な関係は築けません。
営業事務として仕事を進める上で、社内の人とも円滑な関係を作りましょう。
業務効率化
営業事務はただ指示されたことをこなすだけではなく、日々の業務をどれだけ効率化していけるかも考えていかなければなりません。
営業事務はできる限り自分の業務時間を短縮して、営業の手助けをしていくことが求められるからです。
これでは営業も大事な新規営業や顧客のフォローができず、売上に伸び悩んでしまう原因となります。
しかし営業事務の仕事に余裕が生まれると、営業も営業事務に仕事を頼みやすくなり、本来の営業活動に専念できるようになります。
じゃっきー 会社の売上も上がれば収入も増えてニッコリよ。
同僚あこ これは・・・！どんどん業務効率化していくしかないね。
ちなみに業務効率化で私が力を入れていたのは、
- データの整理整頓をする
- 無駄な業務をなくす
- エクセルをマスターする（関数・VBA）
の3つです。
初めは言われた仕事をこなすことで精一杯だと思いますが、仕事に慣れてきたら業務効率化も積極的に行っていきましょう。
まとめ：営業事務は営業をサポートする仕事
今回は私が商社営業事務を5年勤めた経験を基に、営業事務の具体的な仕事内容について紹介しました。
- 受発注処理
- 納期管理
- 出荷のスケジューリング
- 納品書と受領書の発行
- 仕入先への見積依頼/見積書の発行
- 仕入先とのやりとり
- 顧客とのやりとり
- 他部署との連携
- 業務効率化
商社では物を扱うことが多いので受発注処理がメインの仕事でしたが、営業事務の仕事は業界によって担当する内容は変わってきます。
しかし営業事務は「営業をサポートする仕事」ということは、どこの業界でも一緒です。
まずは求められる仕事をこなしていくことから始めて、仕事に慣れてきたら営業のサポートに回れるように業務効率化を目指していきましょう。
