転職希望者必見！事務職で活躍するために必要なスキルを徹底解説

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事務職は比較的誰でも始めやすい仕事ではありますが、事務職にも必要最低限身に付けておくべきスキルはあります。

実際私は右も左も分からない状態で事務の仕事に就きましたが、入社してから必要なスキルについて先輩から学びました。

この記事では、未経験で事務職への転職を考えている人向けに、事務職に必要なスキルについて解説しています。

この記事を読むことで、今のうちに何を勉強しておくべきかが分かるでしょう。

「転職成功率を上げたい」「転職先の選択肢を広めたい」という人は、ぜひ参考にしてください。

事務の種類と仕事内容

事務の主な仕事内容は、データ入力・資料/契約書作成・ファイリング・郵送物の処理・電話/来客対応など多岐に渡ります。

企業の規模や事務の種類によって仕事内容は変わりますが、事務としてこなさなければならない仕事はどの事務でも共通点が多いです。

事務によって仕事内容は細かく分かれますが、「データ入力」「書類作成」「ファイリング」などはどの事務でも携わる業務となっています。

この記事では、どの事務職を目指すにしても最低限身に付けておきたいスキルについて解説しています。

事務への転職で最低限身に付けたいスキル

事務へ転職するにあたり、最低限身に付けたいスキルは以下の通りです。

ビジネスマナー

事務への転職を考えているなら、ビジネスマナーを身に付けておきましょう。

ビジネスマナーは社会人が企業で働く上で必要なマナーです。

事務は社内の人間や企業とのやりとりが多いので、ビジネスマナーが身に付いていないと以下のようなデメリットがあります。

例え対人関係が得意な人でも、ビジネスマナーが身に付いていないと「なんて失礼な人だ！」と相手に最悪な印象を与えかねません。

まずは社会人として基本となるビジネスマナーを身に付け、取引先や社内の人に失礼がないよう心がけましょう。

おすすめの資格や勉強法

ビジネスマナーを勉強するなら、「秘書検定2級」を目指すのがおすすめです。

秘書検定は秘書に求められる知識・技能だけではなく、社会人として必要なビジネスマナーを習得することができる資格となっています。

実際に資格を取らなくても本を読むだけで勉強になることは多いので、秘書検定の本を1冊は持っておきましょう。

ビジネス文書作成スキル

これから事務を目指す人は、ビジネス文書作成スキルも必要です。

事務職では日常的に書類作成・資料作成・メール送付などの業務が発生するので、ビジネス特有の言い回しや表現を覚えておく必要があります。

ビジネス文書では、私たちが普段使う言葉とは全く違う文章を扱います。

正しい使い方を知らないと社内外で恥をかいたり会社のイメージをダウンさせてしまう恐れがあるので、注意が必要です。

事務職は、ビジネス文書の作成や処理を頻繁に行う職種です。

形式的な文書の書き方だけではなく、「分かりやすい文章」や「読みやすい資料」の作り方を学んでおきましょう。

おすすめの資格や勉強法

ビジネス文書作成スキルを磨くには、「ビジネス文書検定2級」を目標にしましょう。

ビジネス文書検定とは、ビジネスで使われる文書作成に必要な知識や技能を認定する試験です。

ビジネス文書検定を取得することで、ビジネス文書の書き方や表現方法、フォーマットなどの基礎的なスキルを身につけることができます。

ビジネス文書の検定試験を受けなくても事務の仕事はできますが、知識としては必ず押さえておくようにしましょう。

タイピングスキル

事務職では、タイピングスキルも重要になります。

事務仕事のほとんどがパソコンでの作業になるので、タイピングスキルは仕事の効率化や生産性の向上に欠かせません。

最悪タイピングが得意ではなくても事務の仕事はできますが、スキルが乏しいと入社してから自分の首を絞めることになります。

最初はゆっくりでもいいですが、ゆくゆくは手元を見ずにタイピングできるようになれば理想です。

事務は仕事の効率化も大切な仕事の1つなので、事務を目指す人はタイピングスキルを鍛えておきましょう。

おすすめの資格や勉強法

事務の実務レベルを考えるなら、タイピングの速さは最低でも「60文字/分」が必要です。

1分あたり60文字をタイピングできると「実務がこなせるレベル」で、100文字以上をタイピングできると「優秀なレベル」となっています。

さらに手元を見ない「タッチタイピング」ができると、すぐに入力ミスに気づけて効率的です。

タイピングスキルを磨くには、web上にあるタイピング練習ソフトを利用しましょう。

PC操作スキル（特にOfficeソフト）

事務職に転職するなら、PC操作スキルは必須です。

事務職はパソコンを頻繁に使用する職種であり、PC操作に慣れておかないと毎日の仕事の中で苦痛を味わうことになりかねません。

例えば事務として慣れておいた方がよいPC操作スキルは以下の通り。

特にWord、Excel、PowerPointなどのOfficeソフトは業務で必ず使用するソフトとなります。

Officeソフト	使用目的	使用頻度
Word	通知文や送り状の作成などに使用	〇
Excel	表の作成や計算などに使用	◎
PowerPoint	プレゼン資料やマニュアル作成などに使用	〇

最も使用頻度が高いのはExcelで、「Excelが使えないと仕事にならない」と言っても過言ではありません。

事務ではパソコン作業が基本の業務です。PC操作スキルを身に付けて、効率よく仕事をこなせるようにしておきましょう。

おすすめの資格や勉強法

Officeソフトのスキル磨きなら、「MOS一般レベル」を目指しましょう。

MOSは「Microsoft Office Specialist」の略で、Microsoft Office製品（Excel・Word・Powerpointなど）を使ったビジネススキルを証明するための資格試験です。

MOSの一般レベルの資格があれば、「この人はOfficeソフトが使えるな」と判断してもらうことができます。

もちろんMOSの資格がなくても事務職に就くことはできますが、遅かれ早かれ勉強することには変わりありません。

事務で活躍したい人は、余裕のある内にMOSの勉強をしておきましょう。

事務に向いているかも要チェック

これから事務への転職を考えている人は、自分が事務に向いているかどうかも確認しておく必要があります。

「事務って楽そうだし。事務に転職しよう！」という軽いノリだけでは、事務への転職で後悔する可能性が高いからです。

例えば事務に向いている人の特徴は下記の通り。

これらの特徴に当てはまらない人は、事務への転職で苦しい思いをすることになります。

下記の記事では「事務に向いていない人の特徴」にも言及しているので、自分が事務に向いているかどうか不安な人は、必ずチェックしておいてください。
≫【転職前にチェック】事務職に向いている人の性格7選！向いていないのはどんな人？

未経験から事務職に転職する方法

事務は比較的誰でも始めやすい仕事ですが、未経験で事務への転職は決して楽な道ではありません。

しかし取り組み次第では事務への転職も可能です。

事務への転職を希望するのであれば、下記のような工夫を取り入れてみてください。

スキルを身に付けて転職活動をする

まずは事務に必要なスキルを身に付けて転職活動を行いましょう。

事務の実務経験がなくても、前向きな姿勢ややる気をアピールするだけでも面接官に与える印象は異なります。

例えば、ライバルが事務経験者であったとしても、仕事への姿勢が微妙と判断されればやる気のあるあなたの方が採用される確率は高くなります。

事務の採用は実務経験の「ある」「なし」だけで決まるものではありません。

事務に必要なスキルを身に付け、少しでも転職活動でのアピール材料を作っておきましょう。

転職エージェントを利用する

事務未経験者が有利に転職活動を進めるために、転職エージェントを利用しましょう。

転職エージェントでは

といったサービスを完全無料で受けることができます。

転職エージェントでは「どんな人が選考に受かって」「どんな人が選考に落ちたか」という企業の選考傾向も熟知しているので、転職が難しいと言われている事務職では積極的に活用していきたい転職サービスです。

事務転職で私がよく使っている転職エージェントは「 doda」と「リクルートエージェント」です。

担当者の質は人によりますが、そこまでひどい人に当たったことはないので概ね満足している転職エージェントです。

「doda」も「リクルートエージェント」も取り扱い求人が多く、地方でも求人を見つけやすいところが高評価のポイント。

私はマイナーな転職エージェントを含めて10社以上に登録したことがありますが、結局今でも使い続けているのはこの2社だけとなっています。

「どこの転職エージェントを使えばいいか分からない！」という人は、とりあえずこの2社を登録しておくことをおすすめします。

派遣・紹介予定派遣から始める

正社員での事務転職が難しいと感じている人は、派遣や紹介予定派遣から始めることも検討してみてください。

派遣や紹介予定派遣は未経験者でも比較的簡単に就職できる可能性が高いため、「まずは実務経験を積む」という考え方には適した働き方です。

例えばテンプスタッフでは、派遣として働きながら事務のスキルアップ・資格取得のための講座を受講することができ、事務の実績の積み上げとスキルアップが同時進行で行えます。

また紹介予定派遣の場合は「直接雇用を前提とした働き方」となるので、そのまま派遣先で社員として働くことも可能です。

どちらの働き方でも、未経験でいきなり正社員の事務転職を狙うより圧倒的にハードルは低くなります。

このような人は派遣・紹介予定派遣から事務を始めることも1つの手です。

派遣会社を選ぶ際は「サポート体制」や「求人の数」が充実しているかに着目して、事務の実務経験を積んでいきましょう。

Q&A

まとめ：最低限のスキルを身に付けよう

今回は事務職で活躍するために必要なスキルについてご紹介しました。

これらのスキルがないと事務職に就けないわけではありませんが、事務職に就いた後は必ず必要となるスキルです。

余裕のあるうちに資格取得にチャレンジし、少しでも転職活動を有利に進められるようにしておきましょう。