悩む人 - 営業事務として働くのに求められるスキルって何？
- 営業事務がスキル向上していくために必要なことを教えて！
そんな悩みを解決します。
- この記事の信頼性
営業事務に専門性の高いスキルは不要ですが、営業事務でも取得しておくべきスキルはあります。
私が商社の営業事務として5年務めた経験から、営業事務に必要なスキルは下記の通りです。
- コミュニケーションスキル
- タスク・スケジュール管理能力
- 作業の正確性・スピード力
- 先読み能力
- 調整能力
この記事では、未経験者からベテランまで役立つ、営業事務に必要なスキルとステップアップ方法について具体的に解説しています。
この記事を読むことで、どんなスキルを持っている人が営業事務として活躍できるのか理解できるようになるでしょう。
「これから営業事務としてキャリアアップしていきたい」「さらにスキルを磨いていきたい」と考えている人は、ぜひ最後までお読みください。
営業事務の役割と仕事内容
営業事務の役割と仕事内容について解説します。
営業事務は営業のサポート役
営業事務は営業が円滑に業務を進めるためのサポート役です。会社の営業成績に直結する重要な役割を担っています。
営業といえば「外回りに行ってお客さんと商談したり新規営業を行ったりする」というイメージを持たれている人も多いと思いますが、
- 資料作成
- 契約書作成
- データ管理
などの事務作業も意外と多い職種です。
そんな営業の事務的な仕事を担い、本来の業務に集中できるよう営業の支援・サポートを行うのが営業事務の仕事。
また、営業が商談に必要な資料を作成したり、見積書や契約書を作成したりするのも営業事務の仕事です。
じゃっきー 営業事務は「営業から言われたことだけをやる」のではなく、自ら考えて能動的に行動していく積極性も求められる職種だよ。
会社によっては営業のように「新規営業電話」や「外回りの仕事」を行う営業事務もありますが、基本的に営業事務は営業活動を行いません。
営業事務は社内で営業マンの業務をサポートし、会社の営業成績に貢献していくことが重要な役割となります。
一般事務との違いは業務内容にあり
一般事務との大きな違いは担当する業務内容です。営業事務は営業部門に特化した業務を担当し、一般事務は幅広く業務を担当します。
営業事務の仕事は、
- 見積書の作成
- 顧客からの注文処理
- 在庫の管理
- 営業資料の作成
- 顧客問い合わせ対応
など、営業成績に直結する業務を担当します。
一方で一般事務は、
- 書類のファイリング
- 電話対応
- 資料作成
- データ入力
など1つの部門に属さず幅広い範囲で業務を担当し、会社の経理・総務まで担当することもあります。
営業事務は営業部門専属の事務であるため、一般事務より会社の売上に深く関わる事務である点が両者の大きな違いです。
営業事務の仕事内容
営業事務は営業のサポートをすることが主な業務です。営業事務の具体的な仕事内容としては以下のものが挙げられます。
-
顧客情報の管理
営業が取引する顧客情報（会社名・担当者名・電話番号・取引履歴・契約期間など）をデータベース化し、管理する仕事です。顧客情報を正確に把握することによって、営業は顧客に対してより適切なアプローチができるようになります。
-
見積・契約書の作成
営業が顧客に提出する見積書や契約書を営業事務が作成します。書類に不備があるとその後の取引に問題が生じる可能性があるため、仕事の正確さが求められます。
-
受注・出荷処理
顧客からの注文を受け、商品を出荷する仕事です。メーカーや商社などの製品を扱う業界では、顧客からの注文処理も営業事務が担います。ときには緊急の注文を依頼されることもあるため、臨機応変かつスピーディーに仕事をこなしていく必要があります。
-
在庫管理
メーカーや商社といった製品を扱う業界では、製品の使用期限や個数を管理する在庫管理の仕事が伴います。在庫管理がきちんと行われていないと、使いたい時に製品が不足していたり、不良在庫が増えてしまったり、会社に損失が生じる可能性があります。
-
問い合わせ対応
顧客からは頻繁に電話やメールで問い合わせが来るので、営業事務がそのまま対応できるものはその場で回答し、対応できないものは営業に報告を行います。営業事務が対応できる範囲を広げていくことで、営業はより業務に専念できるようになります。
営業事務の仕事は、一緒に仕事を行う営業の考え方や会社の方針によっても内容に差が生じます。
じゃっきー 例えばA社では納品書や請求書の作成は営業事務が担当するけど、B社では経理が担当しているっていうこともあるよ。
私が商社の営業事務として5年働いていたときの仕事内容は、下記の記事で紹介しています。興味がある人はぜひ参考にしてください。
≫商社営業事務の具体的な仕事内容
営業事務に求められるスキル
営業事務は担当営業のサポートを行う職種です。
業務を遂行するうえで営業事務に求められるスキルは以下の通り。
- コミュニケーションスキル
- タスク・スケジュール管理能力
- 作業の正確性・スピード力
- 先読み能力
- 調整能力
コミュニケーションスキル
営業事務にとって、コミュニケーションスキルはかなり重要なスキルです。
もちろん事務全般でもコミュニケーションスキルは必要ですが、特に社内外とのやりとりが多く、売上に直結する仕事を担う営業事務には必須のスキルとなります。
例えば営業事務は、社内での仕事として担当営業と他部署を繋ぐパイプ役となり、業務を円滑に進めなければなりません。
会社の売上は1つの部署で完結して生み出されるものではなく、多くの部署が連携して生み出しているものです。
業務1つをこなすにしても、お互いの連携を図り情報共有を行う上でコミュニケーションスキルは欠かせません。
じゃっきー 営業に判断を仰ぐにしても自分の判断で動くにしても、お互いにコミュニケーションを取って仕事を進めていくのはめっちゃ重要だよ。
同僚あこ コミュニケーション不足だと、簡単な仕事さえも上手く進まないよね。
また営業事務の仕事は社外の人とのやり取りも多くあります。
営業が不在の際は、営業の代わりに社外の問い合わせに対応したり来客の対応をしたりといった業務も営業事務の仕事となります。
対応の仕方やヒアリング力によっては売上に関わってくる仕事でもあるので、コミュニケーションスキルとして重要な「聴く力」「伝える力」「読み取る力」を磨いておくことは必須です。
じゃっきー 営業のように上手く話せなくてもいいから、失礼なく誠実に対応できればOK！
コミュニケーションスキルは営業事務にとって必要不可欠なスキルです。
社内外でよい関係を築き円滑に業務を進めていくためにも、スキルの向上に取り組んでいきましょう。
タスク・スケジュール管理能力
営業事務として活躍していくためには、タスクやスケジュール管理を行う能力も重要となります。
営業事務は複数の担当営業を持つこともあり、多くの業務を同時進行でこなしていかなければならないからです。
営業事務は自分で捌かなければならない仕事とその納期を把握し、常に仕事の優先順位を考えて仕事をこなしていく必要があります。
もし仕事に漏れがあったり納期に間に合わないようなことがあれば、売上の損失にもなりかねません。
じゃっきー ルーティンワークに加えて「電話対応」や「メール対応」といった突発的な仕事はどんどこやってくる。何を先に終わらせるかの仕事のスケジューリングは本当に重要になってくるよ。
同僚あこ ひとつの仕事に集中したい人にとっては地獄の職種かもね。
営業事務はのんびりお茶を飲んでくつろげるような仕事ではなく、常にタスクの把握やスケジューリングを求められる仕事です。
チェックリストやカレンダーを活用しながらスキル向上に努めましょう。
作業の正確性・スピード力
営業事務の仕事をこなすには、正確性やスピード力も必要になってきます。
数字やデータを日常的に扱う営業事務は、ミスなく業務処理をすることや期限までに仕事をこなすことを求められる職種です。
例えば営業事務の仕事として「仕入先への発注」という仕事がありますが、発注数「10」のところを誤って「100」と入力して発注してしまえば大惨事になります。
食材のように他のお客さんが買ってくれる見込みのあるものならまだマシですが、顧客専用の特注品なら他で売れるところもなく泣きっ面に蜂状態です。
じゃっきー 私も昔、100万円の商品を誤発注しようとしたのを上司に止められてマジで震えた。
正確に仕事をこなすことは営業事務に限らず全ての事務に言えることではありますが、特に売上に直結する仕事を担う営業事務は数字やデータの間違いに気を付けなければなりません。
また、正確性だけでなくスピード感をもって業務を遂行することも、複数の仕事をこなす営業事務にとっては重要になります。
営業事務で仕事が遅い場合のデメリットは以下の通り。
- 仕事が終わらなくて残業が増える
- 大事な注文の受注機会を逃す
- 営業の負担が増えて関係が悪くなる
じゃっきー いくらスピードが早くてもミスだらけなのは論外！
同僚あこ 正確性を第一に、スピード力を身につけていきたいね。
複数の仕事を同時進行でこなす営業事務には作業の正確性とスピード力が不可欠です。
まずはミスのないよう丁寧に仕事をこなし、そのうえで業務を速く捌けるように意識していきましょう。
先読み能力
営業事務の仕事では、先々に必要なことを自分で考えて先回りした行動ができる先読み能力も重要になります。
営業事務は営業のサポートを行うことが仕事であり、言われる前に必要なことを処理しておくことでスムーズに仕事が回ります。
この先発生するであろう仕事を予測して終わらせておくと営業に喜ばれるだけでなく、依頼されてやらねければならない仕事が減るので自分の仕事もコントロールしやすくなります。
- 営業に喜ばれ仕事のやりがいが増える
- 仕事のコントロールがしやすくなり、プライベートの時間を確保できる
- 能動的に仕事をすることで個人の評価が上がる
じゃっきー 事務は言われたことができて普通。先に仕事を片づけておくことで、営業からも「さすが！」って言ってもらえるし良好な関係を築けるよ。
同僚あこ どれだけ相手のサポートを考えた仕事ができるかって、結構重要なポイントだよね。
営業のサポートが仕事である営業事務にとって、先読み能力は大切なスキルの1つです。
上手く営業をサポートするため、もしくは自分の仕事をスムーズに片づけるためにも、「この先何をしたらいいか」をよく考えて仕事に取り組んでいきましょう。
調整能力
営業事務の仕事を円滑に進めるためには、異なる部署や関係者との間を取り持つ調整能力が必要です。
営業事務は営業のサポート役として、「営業 対 他部署・取引先」の仲介役をこなすことが多くなります。
例えば営業に今日中の出荷を依頼されたことに対して出荷担当から「NO」という返答が来た場合、営業事務は営業に顧客との調整を依頼するか出荷担当に自分も手伝うからなんとかしてくれと依頼するか判断して行動しなければなりません。
同僚あこ どっちも納得してくれない場合は？
じゃっきー 関係者同士で直接喧嘩してもらうしかないね。さすがにそこまで面倒みきれん！
同僚あこ 調整役放棄してて草。
じゃっきー 引き際を見極めるのも重要ってことよ！
営業事務は関係者との間を取り持つことが多いことから調整能力が必要になります。
今置かれている状況から最適解を導き出せるよう、普段から周囲をよく観察するようにしておきましょう。
営業事務のスキル向上とステップアップ方法
これから営業事務を目指す人も、すでに営業事務として働いている人も、営業事務としてスキルを高めてキャリアを積んでいくために重要なことを解説していきます。
営業事務のスキル向上とステップアップにおいて重要になるのは以下の項目です。
- 営業事務の役割を理解する
- 営業事務に役立つ資格を取る
- 仕事のやりがいを見出す
営業事務の役割を理解する
営業事務がスキル向上とステップアップを図るうえ大切なことの1つとして、まずは営業事務の役割をきちんと理解しておきましょう。
営業事務の役割を正確に理解することで、これから身に付けていかなければならないスキルや知識が明確になります。
例えば営業事務の大きな役割は担当営業のサポートですが、その中でも仕事はいくつかの種類に細分化できます。
- 売上管理： 営業の月ごと/年ごとの売上や利益を計算 → 簿記の勉強
- 顧客管理： 顧客の基本情報や取引・購買履歴などを管理 → SFAやCRMツールの勉強
- 取引先対応： 営業に代わり社外の人への対応 → コミュニケーションスキルの向上
上記は営業事務の仕事の一部ですが、どんな仕事をどうこなしていくことを求められているのかが把握できれば、次に自分自身が何を勉強してどうなっていけばいいかが見えてきます。
同僚あこ 例えば貿易をやってる会社なら、英語の勉強をするのもありだよね。
じゃっきー ありというか、むしろすべきだよね。英語が分かれば貿易グループからのCCメールもすぐ理解できるし、仕事を円滑に進めることができるよ。
営業事務としての役割を理解することで、今の自分には何が足りないかを洗い出し、スキル向上や次のキャリアへ繋げていくことが可能です。
まずは自身が求められている役割について整理をすることから始めましょう。
営業事務に役立つ資格を取る
営業事務のスキル向上とステップアップのために、営業事務に役立つ資格を取得しましょう。
資格取得の過程を経ることで、営業事務に必要な技術や知識を効率的に学ぶことができます。
例えば営業事務で役立つ資格は下記の通り。
-
秘書検定
秘書に求められる知識・技能を問う試験です。社会人として必要なビジネスマナーを習得することができる資格なので、社会人経験が浅い人やオフィス勤務の経験がない人におすすめです。
-
ビジネス文書検定
ビジネスで使われる文書作成に必要な知識や技能を認定する試験です。ビジネス文書検定を取得することで、ビジネス文書の書き方や表現方法、フォーマットなどの基礎的なスキルを身につけることができます。
-
MOS（Microsoft Office Specialist）
MOSは、Microsoft Office製品（Excel・Word・Powerpointなど）を使ったビジネススキルを証明するための資格試験です。「一般レベル」に合格できれば、「基本的な操作は問題ない」と判断されます。
-
日商簿記検定
企業の日々のお金のやり取りを記録・計算・整理し、経営成績や財務状況を明らかにする知識や技術を問う試験です。営業事務は会社の売上に直結する職種なので、お金の流れを知っておいた方が仕事がスムーズに進みます。
-
TOEIC
英語によるコミュニケーション能力を測る世界共通のテストです。海外との取引がある企業なら、ある程度の英語力が要求されます。
-
ITパスポート
ITに関する基礎知識を備えていることを証明できる国家資格です。営業事務も日常業務でPCや通信機器に触れたりシステムを利用する機会が多いので、予備知識として知っておくと役立ちます。
中でも私が一番におすすめしたいのは、MOSの資格です。
営業事務は毎日パソコン操作を行いWord・Excelといったツールを使用する機会が非常に多い職種になります。
実際私も営業事務1年目でMOSの「上級レベル（エキスパート）」の資格を取得し、
- ピボットを使用した営業の売上管理 → 営業のサポート
- VLOOKUP関数などを使用したデータの抽出 → 手打ちによるミスの軽減
- マクロを使用した業務効率化 → 時間の短縮
という風に営業事務としてスキルを高めることができました。
じゃっきー 数学好きな人は絶対MOSの勉強も楽しめるよ！
同僚あこ え、じゃぁ数学苦手な人はどうしたら？
じゃっきー ・・・頑張れ！
同僚あこ 頭の悪そうな根性論アドバイスで草。
資格の取得は、直接的に営業事務のスキル向上やステップアップに繋がります。
ますは興味のある資格からチャレンジしてみましょう。
仕事のやりがいを見出す
営業事務がスキル向上とステップアップを目指すには、仕事のやりがいを見出すことが重要です。
仕事にやりがいが見出せないとモチベーションはどんどん下がり、業務に対して積極的に取り組もうとする姿勢や向上心は低くなってしまいます。
特に事務系の仕事は数値で仕事の成績を評価される職種ではないので、自分でやりがいを見つけていかなければなりません。
いやいや、事務にやりがいなんてないでしょ。
と思われる人もいるかもしれませんが、私は営業事務の仕事を行う中で下記のようなやりがいを感じていました。
- 顧客からの喜びの声を直接聞ける
- 営業から仕事を任せてもらえるようになる
- チームで連携し、会社の売上への貢献を実感できる
これらは些細なことかもしれませんが、私が「また仕事を頑張ろう！」と思えるモチベーションになっていました。
じゃっきー 誰かの役に立ててるって実感できるだけで嬉しいもんだよ。
同僚あこ 人のために頑張れる人ほど向いている職種だよね。
仕事にやりがいを見出しさらに仕事を頑張ろうと思う気持ちは、スキルの向上や営業事務としてのキャリアの充実度に大きく貢献する重要な要素です。
小さなことでもやりがいを見出し、次のステップアップにつなげていきましょう。
未経験で営業事務を始めるときのポイント
営業事務は専門的な知識を必要としないので、未経験でも始めやすいことが魅力の一つです。
営業事務の仕事を初めてやってみたいと考えている人は、下記のポイントに注意しましょう。
- 営業事務に向いているか確認する/li>
- 営業事務の仕事な大変な部分を理解しておく
営業事務に向いているか確認する
営業事務を未経験で始める場合、自分が営業事務に向いているかどうか確認しておきましょう。
人にはそれぞれ向き・不向きがあるので、転職してから営業事務が合わないと気づいても時既に遅しです。
例えばテキパキと動くことが得意な人は、「仕事量が多くて時間に追われる」という営業事務のきつさを感じない可能性がありますし、何事にも興味を持って取り組める人は、「覚えることが多い」という大変さがむしろやりがいになる可能性があります。
一方で自分のペースで仕事をしたい人は、休憩時間を十分に取れないことでイラ立ちが大きいかもしれませんし、チームプレーが苦手な人は、担当する営業の性格に関係なくストレスが溜まり続けるかもしれません。
じゃっきー ミイダスのコンピテンシー診断のように、性格分析から自分の適職を調べておくこともおすすめだよ。
-
無料適職診断 ミイダス「コンピテンシー診断」
職務適性やパーソナリティの特徴、ストレス要因、相性の良い上司・部下のタイプなど、ビジネスマンとしてのコンピテンシー（行動特性）を分析。転職前の適職チェックにおすすめです。
向いていない仕事に就くことは、あなたにとっても会社にとっても不幸な結果になりかねません。
まずは自分が営業事務に向いているかどうかを確認してから、転職活動に望むようにしましょう。
営業事務の仕事の大変さを理解する
営業事務未経験者は、営業事務の仕事の大変な部分をきちんと理解しておきましょう。
世間では「事務の仕事＝楽」と捉えられていることも多いですが、はっきり言って営業事務の仕事は決して「楽な仕事」ではありません。
例えば、実際に私が営業事務の仕事をしていてきついと感じた内容は以下の通り。
- 仕事量が多くて時間に追われる
- 覚えることが多くて大変
- 仕事の対応で休憩時間が潰れる
- 営業の帰社時間が遅いと残業が増える
- 営業と取引先/他部署との板挟みが辛い
- 担当する営業によっては会社を辞めたくなる
営業事務は覚える仕事や仕事量自体が多く、慣れるまでは時間に翻弄されることが多々あります。
また、担当営業や他部署と連携しながら一緒に仕事を進めていく職種でもあるので、担当営業と相性が悪かったり人間関係の悪い職場に入ってしまうと、営業事務生活は地獄と化します。
じゃっきー 私は営業事務の仕事は好きだったけど、各々が濃いすぎて5年で会社と離別しちまった。
同僚あこ 人間関係だけは入ってみないと分からないから難しいよね。
営業事務はやりがいのある反面、大変に感じる部分も多々あります。
どんな仕事にも大変な場面は付き物ですが、自分が許容できる内容かどうかを見極めて営業事務の道に進むようにしましょう。
まとめ：営業事務にも必要なスキルはある
今回は営業事務に必要なスキルについて解説しました。
- コミュニケーションスキル
- タスク・スケジュール管理能力
- 作業の正確性・スピード力
- 先読み能力
- 調整能力
営業事務は専門的なスキルや知識を必要とする職種ではありませんが、
- 未経験で営業事務を始めたい
- 営業事務としてキャリアを伸ばしていきたい
と考えている人は、これらのスキルが必要になります。
まずは事務全般で必要となる基本的なスキルを身に付け、徐々に営業事務として必要なスキルを磨いていくようにしましょう。
